Deep Search

In this section you will learn about the Deep Search function in Sheets.

Understanding Deep Search

DeepSearch is a feature we've added to give you even more control over the data you can access. As the name suggests, it allows you to perform a deeper level of filtering—especially useful when the three built-in filters aren’t enough. While those three filters are sufficient for about 90% of users, some cases require more specific insights. That’s why we introduced DeepSearch: a powerful combination of filter customization and Google Sheets' “Create a Filter View” feature.

With this tool, you can build particular, temporary filter views of the dashboard data based on your unique criteria.

How to use it like a Pro

First, click the top section where you see the option that says “Deep Search 🔍”. When you do, the system will prompt you to grant permissions to proceed. If you're unsure how to grant these permissions or feel a bit confused, don’t worry—just refer to our tutorial for clear, step-by-step guidance.

Grant Access to run Script

Now, let’s understand what a Filter View is. Essentially, it's a temporary, customizable view that allows you to apply additional filters on top of what’s already available in your dashboard.

Because dashboards in iDealOps use Dynamic Tables, you can stack Google Sheets' Filter Views on top of the existing filters to gain even deeper insights.

🔍 Note: A Filter View is temporary. You should not save it. It’s meant for quick, advanced filtering to answer very specific questions.

We assume you already know how basic filters work in Google Sheets. But just to recap: filters help you display only the data you're interested in by narrowing down what’s shown in the table.

Now imagine you're analyzing the Sales Calls Dashboard. You've already applied the following filters:

All bookings
Closer: Cabesa
Status: Live Call - Qualified

However, you want to take it a step further and filter the results even more—specifically to view only those calls where the Set Source was a Setter, excluding Cold Callers, Affiliates, and any other sources. This is exactly the kind of scenario where DeepSearch becomes valuable, allowing you to layer in additional criteria beyond what the standard filters provide.

To help you find exactly what you’re looking for, start by clicking on Deep Search 🔍-> Search deeply on Sheet ⚙️

Then select the dashboard you want to explore in more detail. In this example, we’ll choose the Call_Sales Dashboard, so in the dropdown, choose that option.

Once selected, click on “Create the Filter View.”

The tool will automatically detect and select the correct range of the dynamic table, so you don’t have to. This ensures all Filter Views are created accurately and work as expected. As you can see in the image, all the correct cells are properly selected.

To continue, click on the filter view icon at the top of Google Sheets:

And a temporary view will now be applied, and filters will appear at the top of each column in the table:

Now you can filter the data to find exactly what you need. In this example, we’re looking for:

All bookings where the Closer is “Cabesa,” the Status is Live Call - Qualified, and the Set Source is Setter.

To apply this additional filter, go to the Set Source column and deselect all options except for Setter to narrow your view:

And that’s it! You've now applied an extra layer of filtering using Filter Views. You can continue to refine your view even further if needed—the filtering possibilities are virtually unlimited. The key takeaway is: when you need deeper insights, this feature gives you the flexibility to dive in.

Once you’ve reviewed the filtered data, click the X to exit the Filter View.

A pop-up will appear asking if you want to save the view.

🛑 Important: Click Don’t Save

And that’s it! You’ve successfully used the Filter View to perform a DeepSearch on your dynamic table.

However, we strongly recommend starting with the main Filtering Section, as it’s sufficient for 90% of use cases. Be sure to read the Filtering SOP to understand how to use it effectively:

Filtering

Thank you for reading!

Primero, haz clic en la parte superior donde ves la opción “Deep Search 🔍”. Al hacerlo, el sistema te pedirá conceder permisos para continuar. Si no tienes claro cómo otorgarlos o te sientes un poco confundido, no te preocupes: consulta nuestro tutorial para obtener una guía clara y paso a paso.

Grant Access to run Script

Ahora, entendamos qué es un Filter View. Básicamente, es una vista temporal y personalizable que te permite aplicar filtros adicionales sobre los que ya tienes disponibles en tu dashboard.

Dado que los dashboards en iDealOps utilizan una Dynamic Tables, puedes superponer los Filter Views de Google Sheets sobre los filtros existentes para obtener un análisis aún más profundo.

🔍 Nota: un Filter View es temporal. No debes guardarlo. Está pensado para un filtrado rápido y avanzado que te permita responder preguntas muy específicas.

Suponemos que ya sabes cómo funcionan los filtros básicos en Google Sheets, pero, para recapitular: los filtros te ayudan a mostrar únicamente la información que te interesa, limitando los datos visibles en la tabla.

Ahora, imagina que estás analizando el Sales Calls Dashboard. Ya has aplicado los siguientes filtros:

All bookings
Closer: Cabesa
Status: Live Call - Qualified

Sin embargo, quieres ir un paso más allá y filtrar todavía más los resultados —en concreto, ver solo aquellas llamadas en las que el Set Source fue un Setter, excluyendo a los Cold Callers, Affiliates y cualquier otra fuente. Este es exactamente el tipo de escenario en el que DeepSearch resulta útil, porque te permite añadir criterios adicionales más allá de lo que ofrecen los filtros estándar.

Para ayudarte a encontrar exactamente lo que buscas, comienza haciendo clic en Deep Search 🔍-> Search deeply on Sheet ⚙️

Luego, selecciona el dashboard que quieras explorar con más detalle. En este ejemplo, elegiremos el Call_Sales Dashboard, así que, en el menú desplegable, selecciona esa opción.

Una vez seleccionado, haz clic en “Create the Filter View”.

La herramienta detectará y seleccionará automáticamente el rango correcto de la dynamic table, por lo que no tendrás que hacerlo tú mismo. Esto garantiza que todos los Filter Views se creen de forma precisa y funcionen como se espera. Como puedes ver en la imagen, todas las celdas correctas están seleccionadas adecuadamente.

Para continuar, haz clic en el ícono de filter view en la parte superior de Google Sheets:

Luego, selecciona Create Filter View:

Ahora se aplicará una vista temporal y aparecerán filtros en la parte superior de cada columna de la tabla:

Ahora puedes filtrar los datos para encontrar exactamente lo que necesitas. En este ejemplo, buscamos:

Todas las agendas donde el Closer sea “Cabesa”, el Status sea Live Call - Qualified y el Set Source sea Setter.

Para aplicar este filtro adicional, ve a la columna Set Source y desmarca todas las opciones excepto Setter para acotar la vista.

¡Y listo! Ahora has aplicado una capa adicional de filtrado usando Filter Views. Si lo necesitas, puedes seguir afinando aún más tu vista: las posibilidades de filtrado son prácticamente ilimitadas. La idea principal es que, cuando necesites un análisis más profundo, esta función te da la flexibilidad para adentrarte en los datos.

Una vez que hayas revisado los datos filtrados, haz clic en la X para salir del Filter View.

Aparecerá una ventana emergente preguntando si quieres guardar la vista.

🛑 Importante: haz clic en Don’t Save.

¡Y eso es todo! Has utilizado con éxito el Filter View para realizar un DeepSearch en tu dynamic table.

Sin embargo, te recomendamos encarecidamente comenzar con la sección principal de Filtering, ya que es suficiente para el 90 % de los casos. Asegúrate de leer el Filtering SOP para entender cómo usarla de manera efectiva:

Filtering

¡Gracias por leer!

PreviousUI Design NextQuickTrack Extension

Last updated 26 days ago