Master Form
In this section you will learn how to use the Master Form inside iDealOps to issue a Payment, Refund or Invoice.
Before explaining how the Master Form works, if any of the terms inside the Form or across this system are not clear, you can check our Glossary of Variables for the definitions:
Glossary of VariablesAntes de explicar cómo funciona el Master Form, si alguno de los términos dentro del formulario o en cualquier parte del sistema no te resulta claro, puedes consultar nuestro Glossary of Variables para ver las definiciones:
Glossary of VariablesThe Master Form
Inside your ”Help Center 💬” sheet, you will see a dropdown on the right side, where you can select the Client, Payment Type, and other fields listed as headings in this doc. This generates a pre-filled link to the Master Form for submitting a payment, refund, or invoice. This is called the 'Payment Tool'.
Help Center & Support(It only pre-fills the relevant parts that have to be perfectly added)
Important Considerations
⚠️ Careful & finish the form quickly because responses are NOT Autosaved ⚠️
⚠️ It is extremely important that every time you use the Payment Tool to submit a new payment, you reset the variables. To do so, select cells R3:R12 and press Delete. ⚠️
Dentro del ”Help Center 💬”, verás un menú desplegable en el lado derecho donde puedes seleccionar el Client, Payment Type y otros campos que figuran como encabezados en este documento. Esto genera un enlace con la información ya completada para el Master Form, que sirve para enviar un pago, un reembolso o una factura. Esta herramienta es la 'Payment Tool'.
Help Center & Support(Solo prellena las partes relevantes que deben ser ingresadas de forma exacta)
Consideraciones
⚠️ Cuidado y termina el formulario rápidamente porque las respuestas NO se guardan automáticamente ⚠️
⚠️ Es extremadamente importante que, cada vez que rellenes la Payment Tool para enviar un nuevo pago, reinicies las variables. Para hacerlo, selecciona las celdas R3:R12 y presiona la tecla Delete. ⚠️
Payment Tool sections
1. Payment Type
Use this dropdown to specify what you’re recording— a new payment, a refund, or an invoice.
Click Payment Type to reveal the five available options and select the one that matches the transaction you need to log.
Usa este desplegable para especificar qué estás registrando: un nuevo pago, un reembolso o una factura.
Haz clic en Payment Type para ver las cinco opciones disponibles y selecciona la que corresponda con la transacción que necesitas registrar.
The 5 different Payment Types:
🤝 New "Sales Call" Close (”automatic from an existing Call ID”)
Use this when you’re registering the first payment from a client who was closed through a Sales Call. In this case, you use the Call ID, and the system will automatically fill in the required fields in the form to save time. (Either Split Pay or Full Pay)
🤝 New "Direct" Close (”manually fill all details from CRM”)
Use this when registering the first payment from a client who was closed without a Sales Call, such as via direct message, chat, in-person, or referrals. Since there’s no Call ID, you’ll need to enter all client details later in the forms manually. (Either Split Pay or Full Pay)
💰 Scheduled Payment (”from the first payment ID”)
Use this when a client has already purchased and is now paying an installment as part of a payment plan. You’ll enter the Payment ID of the first payment, and the system will automatically fill in the rest of the information.
🙃 Refund (”from an existing payment ID”)
Use this when you need to issue a refund or chargeback. Please provide the exact Payment ID of the original transaction so it can be removed from the system appropriately.
📄Create Invoice (”from an existing payment ID”)
Use this when you need to create an official invoice for one of your clients.
Great—now that we’ve selected the Payment Type, let’s move on to the next field: “For What Client.”
🤝 New “Sales Call” Close (“automático a partir de un Call ID existente”) Usa esta opción cuando estés registrando el primer pago de un cliente que fue cerrado a través de una llamada de ventas. En este caso, utilizas el Call ID, y el sistema completará automáticamente los campos necesarios en el formulario para ahorrar tiempo. (Tanto Para un Split Pay como para un Full Pay)
🤝 New "Direct" Close (”llena manualmente los detalles del CRM”)
Usa esta opción cuando estés registrando el primer pago de un cliente que fue cerrado sin una llamada de ventas, ya sea por mensaje directo, chat, en persona o por referidos. Como no hay un Call ID, deberás ingresar manualmente todos los datos del cliente más adelante en los formularios. (Tanto Para un Split Pay como para un Full Pay)
💰 Scheduled Payment (”del primer ID de pago”)
Usa esta opción cuando un cliente ya haya comprado y ahora esté pagando una cuota como parte de un plan de pagos. Deberás ingresar el Payment ID del primer pago, y el sistema completará automáticamente el resto de la información.
🙃 Refund (”de un ID de pago ya existente”)
Usa esta opción cuando necesites emitir un reembolso o contracargo. Asegúrate de proporcionar el Payment ID exacto de la transacción original para que pueda ser eliminada correctamente del sistema.
📄Create Invoice (”de un ID de pago existente”)
Usa esta opción cuando necesites generar una factura oficial para uno de tus clientes.
Perfecto—ahora que hemos seleccionado el Payment Type, pasemos al siguiente campo: “For What Client”.
2. For What Client
Here, select the client to which the sale belongs.
If you work with more than one client, you must choose the lead who is paying Client X or Client Y. This is especially important when managing multiple clients, because you never want to assign a sale to the wrong client.
Doing so means you're falsely reporting revenue to a business where it doesn't belong, and more importantly, the buyer won't receive the correct access to what they purchased.
It's a simple mistake to avoid — but critical not to get wrong.
Aquí debes seleccionar el cliente al que pertenece la venta.
Si trabajas con más de un cliente, debes elegir correctamente si el lead que está pagando corresponde al Cliente X o al Cliente Y. Esto es especialmente importante cuando gestionas múltiples cuentas, porque nunca querrás asignar una venta al cliente equivocado.
Hacerlo significaría reportar ingresos a un negocio que no corresponde y, lo más importante, el comprador no recibiría el acceso correcto a lo que compró.
Es un error simple de evitar, pero crítico si se comete.
✅ How to avoid selecting the wrong Client
Double-check before selecting.
If you're unsure, ask before submitting.
In this example, the client is called 'Test', that's why when we select the dropdown on this example, it just shows 'Test'
Well, now it's time to understand what Sales Call ID is, so let's understand it
Revisa dos veces antes de seleccionar.
Si no estás seguro, pregunta antes de enviar.
En este ejemplo, el cliente se llama 'Test', por eso, cuando desplegamos el menú en este caso, solo aparece 'Test' como opción.
Bien, ahora es momento de entender qué es el Sales Call ID, así que vamos a explicarlo.
3. Sales Call ID
This code identifies the call that originated the deal. Enter it whenever the payment can be traced back to that conversation, whether the client paid on the call itself or a few days later, so the payment record stays correctly linked to its source.
When you open the dropdown, it will only display Sales Call IDs from the Call_sales tab that are marked as "Sales" or "Demo & Sales" in their type (just "Demo" Calls won't appear in the dropdown) and "LIVE Call - Qualified" or "LIVE Call - Bad fit" in their status.
We’ve included a few sample entries for context.
With just the Sales Call ID, we can identify all the details about that call and the person, which is why we use it, we can identify several key aspects of the call, including the setter, the triager, the closer, the UTMs of the lead, their responses to the form qualification, the objections presented during the call, and more.
So you know why that is critical.
Este código identifica la llamada que originó el cierre. Debes ingresarlo siempre que el pago pueda rastrearse hasta esa conversación, ya sea que el cliente haya pagado durante la llamada o unos días después. De esta forma, el registro del pago queda correctamente vinculado a su origen.
Al abrir el dropdown, este solo mostrará los Sales Call IDs de la pestaña Call_sales cuyo type sea "Sales" o "Demo & Sales" y cuyo status sea "LIVE Call - Qualified" o "LIVE Call - Bad fit". Las llamadas que son únicamente de tipo "Demo" no aparecerán en la lista.
Hemos incluido algunas entradas de ejemplo para darte contexto.
Solo con el Sales Call ID podemos identificar todos los detalles sobre esa llamada y la persona involucrada, y por eso lo usamos, podemos obtener varios aspectos clave de la llamada, incluyendo el setter, el triager, el closer, los UTMs del lead, sus respuestas al formulario de calificación, las objeciones presentadas durante la llamada y más.
Ahora entiendes por qué es algo tan crítico.
4. Payment ID
This field is critical when registering a scheduled payment or issuing a refund.
Essentially, it enables us to identify the original payment, either to process a refund or to retrieve the details of the first payment in a split-pay plan, allowing us to continue registering subsequent installments correctly and more efficiently.
Just with the payment ID, we can identify all of the information of that payment (the customer, the date, the payment deal, etc). This is what it looks like having some Payment IDs to refer to:
Este campo es crítico cuando estás registrando un pago programado o emitiendo un reembolso.
Básicamente, nos permite identificar el pago original, ya sea para procesar un reembolso o para recuperar los detalles del primer pago en un plan de pago dividido, lo que nos permite continuar registrando las siguientes cuotas de forma correcta y mucho más eficiente.
Solo con el Payment ID podemos identificar toda la información relacionada con ese pago (el cliente, la fecha, el acuerdo de pago, etc.). Así es como se ve cuando hay Payment ID de referencia:
5. Set Source, Closer, Setter, Triager, and Affiliate
(Just needed when the payment is 🤝 New "Direct" Close and if applicable)
These fields are required only for direct payments, and even then, only the ones that apply. The 'Payment Tool' won't create the link to the Master Form until all mandatory fields are completed.
If you’re unsure about the meaning of any term, see the Glossary for a detailed explanation, even though we’ll provide a step-by-step example of how to fill a Direct Close to show you exactly how to complete it correctly.
Finally, let’s go over the last section.
(Solo necesario cuando el pago es 🤝 New "Direct" Close y si aplican)
Estos campos solo son obligatorios para pagos directos, y aun así, solo aquellos que correspondan. La herramienta de pagos no generará el enlace al Master Form hasta que todos los campos obligatorios estén completos.
Si no estás seguro del significado de algún término, consulta el Glosario para una explicación detallada, aunque también te mostraremos un ejemplo paso a paso de cómo completar un cierre directo, para que veas exactamente cómo hacerlo.
Finalmente, repasemos la última sección.
6. Link Creation
This final indicator indicates whether all mandatory fields in the Payment Tool are complete. When all required information is entered correctly, the field turns green, and the system generates the master-form link, allowing you to proceed with the next step, such as logging a payment, issuing a refund, creating an invoice, and so on. If any field is missing or incorrect, the tool will indicate which part is missing or incorrect, and the link will not appear until the issue is resolved.
For instance, the tutorial walks you through the indicator’s step-by-step progression as the link is being generated. The status visuals vary by payment type, but it's essentially the same.
You’ll see the indicator update in real time until the link becomes available (pay close attention to the 'Link Creation' section):
Now that we understand what every section of the Payment Tool means, let's fill in some actual examples for every 'Payment Type'
Este indicador final muestra si todos los campos obligatorios en la herramienta de pagos han sido correctamente completados. Cuando toda la información requerida se ha ingresado, el campo se pone en verde y el sistema genera el enlace al Master Form, permitiéndote avanzar con el siguiente paso, como registrar un pago, emitir un reembolso, crear una factura, etc. Si falta algún campo o hay un error, la herramienta indicará qué parte está incompleta o es incorrecta, y el enlace no aparecerá hasta que se resuelva el problema.
Por ejemplo, la presentación, te guía paso a paso a través del progreso del indicador mientras se genera el enlace. Los visuales del estado pueden variar según el tipo de pago, pero en esencia, el funcionamiento es el mismo.
Verás cómo el indicador se actualiza en tiempo real hasta que el enlace esté disponible (presta especial atención a la sección de "Link Creation"):
Ahora que entendemos qué significa cada sección de la herramienta de pagos, vamos a completar algunos ejemplos reales para cada tipo de Payment Type.
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