How to Fill the Prospecting Input Table by Role
Here you will learn what to input in every field of the Prospecting input table based on the type of prospector you are...
Prospecting is meant to be used by all sales reps who make prospecting efforts, but this also means that some people will fill it out differently than others. Let’s look at some examples.
Prospecting está destinado a ser utilizado por todos los representantes de ventas que realizan esfuerzos de prospección, pero esto también significa que algunas personas lo completarán de manera diferente que otras. Veamos algunos ejemplos.
Filling it in as a Setter
Normal Session
Hours 🕒: How many hours you worked in total in this session.
Assigned Leads: How many leads you assigned to yourself to contact (the ones you took to work on that day).
Valid Leads: How many of those leads were valid.
For setters, practically all leads will be valid, except bots or obviously fake profiles (which ideally you should not assign to yourself).
Attempts: The number of attempts you made to contact or re-engage the lead.
When the session is a Normal Session, Attempts = Assigned Leads and Valid Leads.
Responses: Only the first response from the lead after your first message is counted.
If they answer “yes, I’m interested” or “no, I don’t want to know anything,” it still counts as 1 response.
Any further replies from that same lead are not counted again here.
Convos: All the people you have brought into the prospecting process.
That is, conversations that went from just “breaking the ice” to truly starting the process for the lead to book a call.
If you later do follow up because the conversation died or they stopped replying, that is another Attempt, but not a new Convo.
(If you cannot use tags to clearly differentiate when each lead moves from one stage to another in Responses and Convos, you can use the same number so that Responses = Convos. In that case, it would be all the people you are currently talking to, so the numbers would be the same: Responses = Convos.)
Offers: All the offers you made, we count an offer from the moment you invite the lead to jump on a call – even if you haven’t sent the booking link yet.
Booked: The number of bookings achieved (appointments actually reserved in the calendar).
Deposits: The number of deposits made (if applicable).
Closes: The number of closed deals (closed sales), if applicable.
Net Revenue: Net revenue generated (if applicable).
Follow-Up Session
In these sessions, you do not take new leads. You only re-engage existing conversations.
Hours 🕒: How many hours you worked in this follow-up session.
Assigned Leads: Not counted in this session (you are not assigning new leads).
Leave it as 0.
Valid Leads: Not counted in this session (there are no new leads to validate).
Leave it as 0.
Attempts: The attempts you make to re-engage the lead (follow-up messages, etc., in that session) serve the purpose of showing how many attempts you make per lead, ideal to measure follow-up efforts.
Responses: Not counted here, because we only consider the first response from the lead after our first message (that is recorded in the normal session).
Leave it as 0.
Convos: No new Convos are added just for doing follow up.
If you send a follow-up because the conversation went cold, that is another Attempt, but not a new Convo.
Leave it as 0.
Offers: All the offers you made, we count an offer from the moment you invite the lead to jump on a call – even if you haven’t sent the booking link yet.
Booked: The number of bookings generated in this follow up session.
Deposits: The number of deposits made in this session (if applicable).
Closes: The number of closed deals in this session (if applicable).
Net Revenue: Net revenue generated in this session (if applicable).
Visual Example of a Normal and a Follow-up session (Counting Responses and Convos)
Visual Example of a Normal and a Follow-up session (Where Responses = Convos)
Normal Session
Hours 🕒: Cuántas horas trabajaste en total en esta sesión.
Assigned Leads: Cuántos leads te asignaste a ti mismo para contactar (los que tomaste para trabajar ese día).
Valid Leads: Cuántos de esos leads fueron válidos.
Para setters, prácticamente todos los leads serán válidos, excepto bots o perfiles obviamente falsos (que idealmente no deberías asignarte).
Attempts: El número de intentos que hiciste para contactar o reactivar al lead.
Cuando la sesión es una sesión Normal, Attempts = Assigned Leads y Valid Leads.
Responses: Solo se cuenta la primera respuesta del lead después de tu primer mensaje.
Si responde “sí, estoy interesado” o “no, no quiero saber nada”, igual cuenta como 1 response.
Cualquier respuesta adicional de ese mismo lead ya no se vuelve a contar aquí.
Convos: Todas las personas con las que empiezas el proceso de prospección para que agenden llamadas.
Es decir, conversaciones que pasaron de solo “romper el hielo” a realmente empezar el proceso para que el lead agende una llamada.
Si luego haces follow up porque la conversación se murió o dejaron de responder, eso es otro Attempt, pero no una nueva Convo.
(Si no tienes la capacidad de usar tags para diferenciar claramente cuándo cada lead pasa de una etapa a otra en Responses y Convos, puedes usar el mismo número para Responses = Convos. En ese caso, serían todas las personas con las que estás hablando actualmente, así que los números serían los mismos: Responses = Convos.)
Offers: Todas las ofertas que hiciste: contamos una oferta desde el momento en que invitas al lead a tener una llamada, incluso si todavía no le has enviado el link de reserva.
Booked: El número de agendas logradas (citas realmente reservadas en el calendario).
Deposits: El número de depósitos realizados (si aplica).
Closes: El número de closed deals (ventas cerradas), si aplica.
Net Revenue: Ingresos netos generados (si aplica).
Follow-Up Session
En estas sesiones, no tomas nuevos leads. Solo reactivas conversaciones ya existentes.
Hours 🕒: Cuántas horas trabajaste en esta sesión de follow up.
Assigned Leads: No se cuenta en esta sesión (no estás asignando nuevos leads).
Déjalo en 0 o en blanco.
Valid Leads: No se cuenta en esta sesión (no hay nuevos leads que validar).
Déjalo en 0 o en blanco.
Attempts: Los intentos que haces para reactivar al lead (mensajes de follow up, etc. en esa sesión, sirve para contabilizar cuantos intentos haces por lead válido, muy útil para medir los esfuerzos de seguimiento).
Responses: No se cuenta aquí, porque solo consideramos la primera respuesta del lead después de nuestro primer mensaje (eso se registra en la sesión normal).
Déjalo en 0 o en blanco.
Convos: No se agregan nuevas Convos solo por hacer follow up.
Si envías un follow up porque la conversación se enfrió, eso es otro Attempt, pero no una nueva Convo.
En una follow up session, este número normalmente se mantiene igual.
Offers: Todas las ofertas que hiciste: contamos una oferta desde el momento en que invitas al lead a tener una llamada, incluso si todavía no le has enviado el link de reserva.
Booked: El número de agendas generadas en esta sesión de follow up.
Deposits: El número de depósitos realizados en esta sesión (si aplica).
Closes: El número de closed deals en esta sesión (si aplica).
Net Revenue: Ingresos netos generados en esta sesión (si aplica).
Ejemplo visual de una Normal Session y una Follow-Up Session (contando Responses y Convos)
Ejemplo visual de una Normal Session y una Follow-Up Session (donde Responses = Convos)
Filling it in as a Cold Caller
Normal Session
Hours 🕒: How many hours you worked in total in that session.
Assigned Leads: How many leads you assigned to yourself to call.
Valid Leads:
How many of those leads were valid, meaning how many numbers work and can actually be used to call.
Attempts: The number of call attempts you made to get the lead to answer (calls made, even if they don’t pick up).
Responses: Counted when the person answers your call (each lead counts once, the first time they answer).
Convos: All the people with whom you had a real conversation:
You move from just “breaking the ice” to starting the prospecting process with the intention of booking a call.
Offers: All the offers you made, we count an offer from the moment you invite the lead to jump on a call – even if you haven’t sent the booking link yet.
Booked: The number of bookings you achieved (appointments reserved in the calendar).
Deposits: The number of deposits made (if applicable).
Closes: The number of closed deals (closed sales), if applicable.
Net Revenue: Net revenue generated (if applicable).
Follow-Up Session
Sessions dedicated to calling again leads you already contacted previously.
Hours 🕒: How many hours you worked in this follow up session.
Assigned Leads: Not counted because you are not assigning new leads.
Leave it as 0.
Valid Leads: Not counted because there are no new leads to validate.
Leave it as 0.
Attempts: The number of calls you made in this session (follow-up calls).
Responses: Each time the person answers your call in this session.
Convos: People with whom you had a prospecting conversation and started the process for them to book.
Offers: All the offers you made, we count an offer from the moment you invite the lead to jump on a call – even if you haven’t sent the booking link yet.
Booked: The number of bookings generated in this follow up session.
Deposits: The number of deposits made in this session (if applicable).
Closes: The number of closed deals in this session (if applicable).
Net Revenue: Net revenue generated in this session (if applicable).
Visual Example
Normal Session
Hours 🕒: Cuántas horas trabajaste en total en esta sesión.
Assigned Leads: Cuántos leads te asignaste a ti mismo para llamar.
Valid Leads: Cuántos de esos leads fueron válidos, es decir, cuántos números funcionan y realmente se pueden usar para llamar.
Attempts: El número de intentos de llamada que hiciste para lograr que el lead conteste (llamadas realizadas, incluso si no responden).
Responses: Se cuenta cuando la persona responde tu llamada (cada lead cuenta una sola vez, la primera vez que contesta).
Convos: Todas las personas con las que tuviste una conversación real:
Pasas de solo “romper el hielo” a empezar el proceso de prospección con la intención de agendar una llamada.
Offers: Todas las ofertas que hiciste: contamos una oferta desde el momento en que invitas al lead a tener una llamada, incluso si todavía no le has enviado el link de reserva.
Booked: El número de bookings que lograste (citas reservadas en el calendario).
Deposits: El número de depósitos realizados (si aplica).
Closes: El número de closed deals (ventas cerradas), si aplica.
Net Revenue: Ingresos netos generados (si aplica).
Follow-Up Session
Sesiones dedicadas a volver a llamar leads que ya te asignaste previamente pero que no contestaron tu llamada.
Hours 🕒: Cuántas horas trabajaste en esta sesión de follow up.
Assigned Leads: No se cuenta porque no estás asignando nuevos leads.
Déjalo en 0.
Valid Leads: No se cuenta porque no hay nuevos leads que validar.
Déjalo en 0.
Attempts: El número de llamadas que hiciste en esta sesión (llamadas de follow up).
Responses: Cada vez que la persona responde tu llamada en esta sesión.
Convos: Personas con las que tuviste una conversación de prospección y empezaste el proceso para que reserven.
Offers: Todas las ofertas que hiciste: contamos una oferta desde el momento en que invitas al lead a tener una llamada, incluso si todavía no le has enviado el link de reserva.
Booked: El número de agendas generadas en esta sesión.
Deposits: El número de depósitos realizados en esta sesión (si aplica).
Closes: El número de closed deals en esta sesión (si aplica).
Net Revenue: Ingresos netos generados en esta sesión (si aplica).
Ejemplo Visual
Filling it in as a Closer after Sales Calls
Typically, as a Closer, you will use Prospecting when you want to follow up with a lead you’ve already had a call with and re-engage them to continue the sales process. Prospecting is useful because it allows you to measure your prospecting efforts with leads after a sales call.
Normal Session
A normal sessions, is when
Hours 🕒: How many hours you worked in total in this prospecting session.
Assigned Leads: How many leads you contact for the first time after the sales call.
Valid Leads: How many of those assigned leads were valid.
For closers, practically all leads will be valid, because this are people you have had already a call.
Attempts: The number of attempts you made to contact or re-engage the lead.
When the session is a Normal Session, Attempts = Assigned Leads and Valid Leads.
Responses: Only the first response from the lead after your first message is counted.
If they answer “yes, I’m interested” or “no, I don’t want to know anything,” it still counts as 1 response.
Any further replies from that same lead are not counted again here.
Convos: All the people you have brought into the prospecting process.
That is, conversations that went from just “breaking the ice” to truly starting the process for the lead to book a call.
If you later do follow up because the conversation died or they stopped replying, that is another Attempt, but not a new Convo.
(If you cannot use tags to clearly differentiate when each lead moves from one stage to another in Responses and Convos, you can use the same number so that Responses = Convos. In that case, it would be all the people you are currently talking to, so the numbers would be the same: Responses = Convos.)
Offers: All the offers you made, we count an offer from the moment you invite the lead to jump on a call – even if you haven’t sent the booking link yet.
Booked: The number of bookings achieved (appointments actually reserved in the calendar).
Deposits: The number of deposits made (if applicable).
Closes: The number of closed deals (closed sales), if applicable.
Net Revenue: Net revenue generated (if applicable).
Follow-Up Session
In these sessions, you do not take new leads. You only re-engage existing conversations.
Hours 🕒: How many hours you worked in this follow-up session.
Assigned Leads: Not counted in this session (you are not assigning new leads).
Leave it as 0.
Valid Leads: Not counted in this session (there are no new leads to validate).
Leave it as 0.
Attempts: The attempts you make to re-engage the lead (follow-up messages, etc. in that session) serve the purpose to show how many attempts you make per lead;, it works to showcase follow-up efforts per lead.
Responses: Not counted here, because we only consider the first response from the lead after our first message (that is recorded in the normal session).
Leave it as 0 or blank.
Convos: No new Convos are added just for doing follow up.
If you send a follow-up because the conversation went cold, that is another Attempt, but not a new Convo.
In a follow up session, this number usually stays the same.
Offers: All the offers you made, we count an offer from the moment you invite the lead to jump on a call – even if you haven’t sent the booking link yet.
Booked: The number of bookings generated in this follow-up session.
Deposits: The number of deposits made in this session (if applicable).
Closes: The number of closed deals in this session (if applicable).
Net Revenue: Net revenue generated in this session (if applicable).
Visual Example
Típicamente, como Closer, usarás Prospecting cuando quieras hacer follow up a un lead con el que ya tuviste una llamada y reactivarlo para continuar con el proceso de ventas. Prospecting es útil porque te permite medir tus esfuerzos de prospección con los leads después de una sales call.
Normal Session
Una Normal Session es cuando haces prospecting normal (no solo follow up).
Hours 🕒: Cuántas horas trabajaste en total en esa sesión de prospecting.
Assigned Leads: Cuántos leads contactas por primera vez después de la sales call.
Valid Leads: Cuántos de esos Assigned Leads fueron válidos, es decir, cuántos leads realmente sirven para seguir el proceso.
Para Closers, prácticamente todos los leads serán válidos, porque son personas con las que ya tuviste una llamada.
Attempts: El número de intentos que hiciste para contactar o reactivar al lead.
Cuando la sesión es una sesión Normal, Attempts = Assigned Leads y Valid Leads.
Responses: Solo se cuenta la primera respuesta del lead después de tu primer mensaje.
Si responde “sí, estoy interesado” o “no, no quiero saber nada”, igual cuenta como 1 Response.
Cualquier respuesta adicional de ese mismo lead ya no se vuelve a contar aquí.
Convos: Todas las personas que has traído al proceso de prospecting.
Es decir, conversaciones que pasaron de solo “romper el hielo” a realmente empezar el proceso para que el lead bookee una llamada.
Si más tarde haces follow up porque la conversación se murió o dejaron de responder, eso es otro Attempt, pero no una nueva Convo.
(Si no puedes usar tags para diferenciar claramente cuándo cada lead pasa de una etapa a otra en Responses y Convos, puedes usar el mismo número para que Responses = Convos. En ese caso, serían todas las personas con las que estás hablando actualmente, así que los números serían los mismos: Responses = Convos).
Offers: Todas las ofertas que hiciste, es decir, cada vez que envías el booking link para que el lead agende una llamada o cuando le haces una offer para cerrar.
Booked: El número de bookings logrados (citas realmente reservadas en el calendario).
Deposits: El número de deposits realizados (si aplica).
Closes: El número de Closes (ventas cerradas), si aplica.
Net Revenue: Net Revenue generado (si aplica).
Follow-Up Session
En estas sesiones no tomas nuevos leads. Solo reactivas conversaciones existentes.
Hours 🕒: Cuántas horas trabajaste en esta sesión de follow-Up.
Assigned Leads:No se cuenta en esta sesión (no estás asignando nuevos leads).
Déjalo en 0.
Valid Leads: No se cuenta en esta sesión (no hay nuevos leads que validar).
Déjalo en 0.
Attempts: Los intentos que haces para reactivar al lead (mensajes o llamadas de follow up, etc. en esa sesión). Sirve para mostrar cuántos intentos haces por lead; ayuda a mostrar tus esfuerzos follow-up por lead.
Responses: No se cuenta aquí, porque solo consideramos la primera respuesta del lead después de nuestro primer mensaje (eso se registra en la sesión normal).
Déjalo en 0.
Convos: No se agregan nuevas Convos solo por hacer follow up.
Si envías un follow up porque la conversación se enfrió, eso es otro intento, pero no una nueva Convo.
En una sesión de follow-Up, este número normalmente se mantiene igual.
Offers: Todas las ofertas que hiciste: contamos una oferta desde el momento en que invitas al lead a tener una llamada, incluso si todavía no le has enviado el link de reserva.
Booked: El número de agendas generadas en esta sesión de follow-Up.
Deposits: El número de Deposits realizados en esta sesión (si aplica).
Closes: El número de Closes en esta sesión (si aplica).
Net Revenue: Net Revenue generado en esta sesión (si aplica).
Ejemplo Visual
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