Calls_sales
Learn how to use the Calls_sales input table.
Calls_sales Walkthrough
Understanding Calls_sales Input Table
The Calls_sales input table is the central log for tracking and updating all scheduled calls with leads. Access to this page is exclusive to Sales Reps who manage scheduled calls on their calendars.
Each row represents a booked call and must be completed appropriately based on what occurred during the interaction.
Here, you get a view of the Calls_sales page. It’s extensive but straightforward, showing all the columns and the type of information we can store in this sheet:
If in doubt, remember that every term has a detailed definition and can be found in the Glossary of Variables.
Glossary of VariablesLa tabla Calls_sales funciona como el registro central donde se da seguimiento y se actualizan todas las llamadas programadas con clientes potenciales. Esta página es de uso exclusivo para los Representantes de Ventas que manejan llamadas agendadas en sus calendarios.
Cada fila representa una llamada concertada y debe completarse correctamente según lo ocurrido durante la interacción.
A continuación, tienes una vista de la página “Calls_sales”. Es sencilla pero completa, mostrando todas las columnas y el tipo de información que podemos almacenar:
Si no estás seguro de lo que significa algún término, consulta el Glossary of Variables para obtener su definición completa.
Glossary of VariablesHow it Works
The system automatically fills the columns highlighted in gray; no action is required. These are populated with information from the CRM and from the questions the person answered when scheduling the call. The ones in blue (highlighted in the picture) can be modified and they must be completed correctly by each sales rep, depending on the outcome of the call, to ensure accurate and appropriate reporting.
These include:
Type
Reminder
Status
Objection
Offered
Notes
Recording
Remember, the data entered in the Calls_sales sheet will later be used for sales training, call analysis, and other performance evaluations. Any missing or incorrect information could impact your ability to review sales interactions, identify areas for improvement, and ensure the effectiveness of our strategies. Accurate and complete reporting in each field is essential for meaningful analysis and team development.
The system has been designed to facilitate easy and accurate completion of all tasks. If any required field is left blank or if the entered information doesn’t make sense, the system will automatically detect the issue and flag it in the "NOT_filled" column. When the entry is complete and correct, this column will show “Good”. If something is missing or inconsistent, an “Error” message will be displayed, indicating that an item needs to be reviewed or corrected.
To help you fully understand how it works, let’s look at two examples—one correctly filled and one with errors.
Here is a visual example of how a row should be filled out correctly to ensure all data is processed without issues:
If any key data is missing or wrong, the system will turn the missing cells red like this:
Las columnas resaltadas en gris se rellenan automáticamente por el sistema; no tienes que hacer nada. Estas se llenan con información del CRM y con las respuestas que la persona proporcionó al programar la llamada. Las que aparecen en azul (destacadas en la imagen) sí pueden modificarse y deben completarse correctamente por cada representante de ventas, según el resultado de la llamada, para garantizar un reporte preciso y adecuado.
Estas incluyen:
Type
Reminder
Status
Objection
Offered
Notes
Recording
Recuerda que los datos ingresados en la hoja Calls_sales se utilizarán posteriormente para la formación en ventas, el análisis de llamadas y otras evaluaciones de desempeño. Cualquier información faltante o incorrecta podría dificultar la revisión de las interacciones de ventas, impedir la identificación de áreas de mejora y comprometer la efectividad de nuestras estrategias. Un registro preciso y completo en cada campo es fundamental para realizar análisis significativos y promover el desarrollo del equipo.
El sistema ha sido diseñado para facilitar la realización de todas las tareas de manera sencilla y precisa. Si algún campo obligatorio queda en blanco o la información ingresada no tiene sentido, el sistema detectará automáticamente el problema y lo marcará en la columna “NOT_filled”. Cuando la entrada esté completa y correcta, esa columna mostrará “Good”. Si falta algo o hay inconsistencias, mostrará un mensaje “Error”, indicando que es necesario revisar o corregir algún elemento.
Para ayudarte a comprender por completo cómo funciona, veamos dos ejemplos: uno completado correctamente y otro con errores.
Aquí tienes un ejemplo visual de cómo debe completarse una fila correctamente para garantizar que todos los datos se procesen sin problemas:
Si falta algún dato clave o es erróneo, el sistema resaltará las celdas faltantes en rojo, así:
Identifying Errors in Data Entries
You already know that the system highlights any mistakes made, but what exactly qualifies as a mistake?
Let’s explore some specific cases with visual examples to clarify this.
A Demo & Sales Call marked as a "No Show" shouldn’t have an Objection recorded, since the call didn’t happen, no objection could be raised. That’s why this field is marked in red.
This is classified as a Sales Call—it makes no sense to mark “Sales Call” as something that was offered, haha. That’s why it’s highlighted in red.
This generates an error because key data is missing—it must be completed to avoid triggering the red highlight.
Additionally, when a lead has already made their first payment, their Email and full name fields will be highlighted in green. This helps the team quickly identify paying clients.
Here’s an example of the Calls_sales sheet filled out with some errors, so you can try to identify what’s missing or incorrect.
And as a bonus, let’s fill out a call completely from scratch!
Ya sabes que el sistema resalta cualquier error, pero ¿qué califica exactamente como tal?
Vamos a ver algunos casos específicos con ejemplos visuales para aclararlo.
Una llamada Demo marcada como “No Show” no debería tener ningún registro en el campo Objection, ya que la llamada no se realizó y no pudo surgir ninguna objeción. Por eso ese campo aparece un error.
En una llamada clasificada como una “Sales Call”; no tiene sentido marcar “Sales Call” como algo que se ofertó. Por eso está resaltado en rojo.
Esto genera un error porque falta información clave: debe completarse para evitar que se marque en rojo.
Además, cuando un lead ya haya realizado su primer pago, los campos de correo electrónico y nombre completo se resaltarán en verde. Esto ayuda al equipo a identificar rápidamente a los clientes que ya han pagado.
Aquí tienes un ejemplo de la hoja Calls_sales completada con algunos errores, para que puedas identificar qué falta o qué está incorrecto.
Y, como bonus, ¡completemos una llamada completamente desde cero!
⚠️ Important Considerations of the Calls_sales Input Table
This Input Table is just available for sales rep that take scheduled sales calls, no one else can modify it. So if you are not having scheduling sales calls you are not going to have this table availabe
Use the “Follow-up Booked” OR "Rescheduled" status only when another call has actually been scheduled with the lead. Select this status if the previous call ran out of time and you couldn’t complete its objective. If no future call is found for that lead in Calls Sales, the system will flag a NOT_Filled error. (To schedule a follow-up call, we have provided you with a link; really important to use it so it can be added to Call_sales properly.)
It’s not possible to have a “Demo” call logged for a contact if a “Sales Call” is logged below it, without indicating on the “Demo” row that an offer was made (“Sales Call”).
You can't offer the same thing to a lead more than 1 time, meaning, if you book a follow-up call or you have multiple calls, you can't offer the "Offer #1" two times... That would not make sense and it would be flag as error.
Example: This row looks correct (complete and consistent data), but it shows an error because no future call was found for this lead in Calls Sales. If you use the “Follow-up Booked” status, there must be an actual scheduled call; otherwise, the system will flag NOT_Filled as an error. Don’t mark a follow-up unless you actually scheduled it.
Esta tabla de entrada está disponible solo para los representantes de ventas que manejan llamadas de ventas agendadas; nadie más puede modificarla. Si no tienes llamadas de ventas, no tendrás acceso a esta tabla.
Usa el status “Follow-up Booked” OR "Rescheduled" solo cuando realmente haya otra llamada programada con el lead. Selecciona este estado si la llamada anterior se quedó sin tiempo y no pudiste completar su objetivo. Si no se encuentra una llamada futura para ese lead en Calls Sales, el sistema marcará un error NOT_Filled. (Para agendar una llamada de seguimiento, te hemos proporcionado un enlace; es muy importante usarlo para que la llamada se registre correctamente en Calls_sales.)
No es posible tener una llamada “Demo” registrada con un contacto si después aparece una “Sales Call” debajo, sin haber indicado en la fila de la “Demo” que se le presentó una oferta (“Sales Call”).
No puedes ofrecer lo mismo a un cliente más de una vez, es decir, si reservas una llamada de seguimiento o tienes varias llamadas, no puedes ofrecer "Offer #1" dos veces... Eso no tendría sentido y se marcaría como error.
Ejemplo: Esta fila parece correcta (datos completos y consistentes), pero muestra error porque no existe ninguna llamada futura para este lead en Calls_sales. Si usas el estado “Follow-up Booked”, debe haber una llamada efectivamente agendada; de lo contrario, el sistema marcará NOT_Filled. No declares un follow-up si no lo agendaste.
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