Expenses
Here you will learn how to use the Expenses input table.
Expenses Walkthrough
Understanding Expenses Input Table
The Expenses tab is where all costs must be recorded. This section should be managed by the accountant or the person responsible for tracking expenses; no one else has access. Completing this sheet accurately is crucial for maintaining accurate financial records. It enables a clear comparison between income and expenses, allowing for a comprehensive view of the business's financial picture.
The expenses dashboard can be seen below:
Remember that every term has its detailed definition and can be found in the Glossary of Variables
Glossary of VariablesLa pestaña de “Expenses” es donde deben registrarse todos los costos. Esta sección debe ser gestionada por el contable o la persona responsable de llevar el control de los gastos, nadie más tiene acceso. Completar esta hoja con precisión es fundamental para mantener registros financieros fiables. Así, podrás comparar de forma clara los ingresos y los gastos, obteniendo una visión completa de la situación financiera del negocio.
A continuación se muestra el panel de gastos:
Recuerda que cada término cuenta con su definición detallada y la puedes consultar en el Glossary of Variables.
Glossary of VariablesHow it works
Each row represents a single expense transaction. Be sure to complete every highlighted column
Client Name
ID
Date
Amount
Fees
Type
Counterparty
Invoice Link
COGS (if applicable)
To ensure the system records the expense accurately and your financial reports remain reliable.
These fields capture the essential details of each payment—who the expense is related to, when it was made, the total amount, any applicable fees, the expense type, the recipient of the payment, the invoice link for tracking, and whether it should be classified as COGS (Cost of Goods Sold).
The only column that should not be edited is 🧪ID, as it is automatically generated by the system.
Remember, the entered data will later be used for financial analysis, and any missing or incorrect information could impact the ability to assess profitability, calculate margins, or manage budgets effectively.
To help you fully understand how it works, let’s look at two examples—one correctly filled and one with errors.
Here is a visual example of how a row should be filled out correctly to ensure all data is processed without issues:
If any key data is missing or incorrect, the system will highlight the affected cells in red, like this:
Remember that recording expenses is simple but essential. It provides us with a clear and accurate picture of the business’s financial health, supporting smarter, data-driven decisions for long-term success.
To wrap up, here’s a view of a fully completed Expenses Input Table:
Thanks for reading!
Cada fila representa una única transacción de gasto. Asegúrate de completar todas las columnas resaltadas
Client Name
ID
Date
Amount
Fees
Type
Counterparty
Invoice Links
COGS (if applicable)
Para que el sistema registre el gasto con precisión y tus informes financieros sean fiables.
Estos campos recogen los detalles esenciales de cada gasto: a quién corresponde, cuándo se realizó, el importe total, las comisiones aplicables, el tipo de gasto, el beneficiario del pago, el enlace de la factura para su seguimiento y si debe clasificarse como COGS (Coste de bienes vendidos).
La única columna que no debes editar es 🧪ID, ya que el sistema la genera automáticamente.
Recuerda que los datos ingresados se usarán posteriormente para el análisis financiero, y que cualquier información faltante o errónea podría afectar la capacidad de evaluar la rentabilidad, calcular márgenes o gestionar presupuestos de manera efectiva.
Para ayudarte a comprender completamente su funcionamiento, veamos dos ejemplos: uno correctamente completado y otro con errores.
Aquí tienes un ejemplo visual de cómo debe completarse una fila correctamente para asegurar que todos los datos se procesen sin problemas:
Si falta algún dato clave o es incorrecto, el sistema resaltará las celdas afectadas en rojo, así:
Recuerda que registrar los gastos es sencillo pero esencial. Nos brinda una visión clara y precisa de la salud financiera del negocio y respalda decisiones más inteligentes y basadas en datos para el éxito a largo plazo.
Para finalizar, aquí tienes un ejemplo de la Tabla de Registro de Gastos completamente completada:
¡Gracias por leer!
Virtual Assitant
If you're having a Virtual Assistant helping you fill out all the expenses, then you can have this Template with a reduced version so they can fill it out without accessing your dashboard: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1q0yqQG6UY3oiJNKhCUCC6-1ZfjjA8z2utSBehSy0OWY
Si tienes un Asistente Virtual que te ayuda a rellenar todos los gastos, puedes acceder a esta plantilla con una versión reducida para que pueda rellenarla sin tener acceso al tuyo: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1q0yqQG6UY3oiJNKhCUCC6-1ZfjjA8z2utSBehSy0OWY
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