Payments

Here you will learn how to use the Payments input table.

Payments Walkthrough

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Understanding Payments

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The Payments sheet serves as the central hub, where all customer transactions are recorded and monitored. Almost all columns are filled automatically by our internal systems—please do not edit these. They include lead details, billing information, invoice data, opt-in timestamps, and UTM parameters.

We’ve filled this with sample data to help you understand how the view looks:

If you are unsure what a particular term means, check the Glossary of Variables for a full definition.

Glossary of Variables

Please note that all rows in Payments are automatically populated from transactions submitted via the Master Form. If you need to see that process step-by-step, refer to the tutorials linked on the Master Form page.

Master Form

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La hoja de Payments funciona como el centro principal, donde se registran y monitorean todas las transacciones de los clientes. Casi todas las columnas se completan automáticamente mediante nuestros sistemas internos—por favor, no las edites. Estas incluyen datos del lead, información de facturación, datos de la factura, marcas de tiempo del opt-in y parámetros UTM.

Hemos llenado esto con datos de ejemplo para ayudarte a entender cómo se ve la vista:

Si no estás seguro del significado de un término en particular, consulta el Glossary of Variables para ver su definición completa.

Glossary of Variables

Ten en cuenta que todas las filas en Payments se completan automáticamente a partir de las transacciones enviadas mediante el Master Form. Si necesitas ver ese proceso paso a paso, consulta los tutoriales que hemos creado ya en la página del Master Form.

Master Form

How it Works

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Now that you know what it looks like, the only parts that need your attention are the blue columns (Extra_Fees, Notes, Accounting_Check):

Now, let’s take a look at the purpose each one of them serves.

Column	Purpose	When to fill it
Extra_Fees	Log any unexpected charges that were not covered in the original payment (e.g., bank fees or currency-conversion costs).	As soon as the extra cost is identified.
Notes	Add clarifications or relevant context about the payment (objections, client requests, etc.).	Whenever extra explanation is useful.
Accounting_Check	Confirms whether the payment has been verified by accounting.	Update daily and only after the funds are confirmed received

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Ahora que ya sabes cómo se ve, las únicas partes que requieren tu atención son las columnas azules (Extra_Fees, Notes, Accounting_Check):

Ahora, veamos cuál es el propósito de cada una de ellas.

Columna	Propósito	Cuando la llenamos
Extra_Fees	Registra cualquier cargo inesperado que no se haya incluido en el pago original (por ejemplo, comisiones bancarias o costos por conversión de divisa).	Tan pronto como se identifique el costo adicional.
Notes	Agrega aclaraciones o contexto relevante sobre el pago (objeciones, solicitudes del cliente, etc.).	Siempre que sea útil una explicación adicional.
Accounting_Check	Confirma si el pago ha sido verificado por el departamento de contabilidad.	Actualizar a diario y solo después de que se confirme la recepción de los fondos.

Accounting_Check and Not_Filled

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We have to understand something, the most crucial part of Payments is the "Accounting_check" because of

1. Revenue tracking – ensures we know exactly what has been collected.

2. Team payouts – prevent delays or discrepancies in commission calculations.

3. Issue resolution - provides us with all the necessary supporting details to quickly resolve any payment problems.

And that’s why we have a validation system to check if everything is correctly filled—the column called "NOT_Filled."

At this point, you might be asking yourself:

How do Accounting_Check and NOT_Filled work together? So let’s answer that question clearly to leave no room for doubt…

Exists a clear correlation between these two and works like this:

• Select “Yes” in Accounting_Check once the payment is confirmed.

  → The NOT_Filled column will automatically show “Good”.

  
• Leave Accounting_Check blank if the payment is still pending verification.

  → NOT_Filled will display “Error,” flagging the row for follow-up or indicating that the payment hasn’t arrived and something needs to be resolved with the lead.

  
• Additionally, please note that if the payment originates from a Sales Call, we will verify whether the ID exists, allowing us to match it to the actual call. If the Call ID can't be found, the payment "NOT_filled" will display an "Error". Only after updating it with the correct Sales Call ID will it show "Good".

With that in mind, you now know how to use the "Payments" sheet and validate all registered payments. Thanks for reading!

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Tenemos que entender algo: la parte más crucial de Payments es "Accounting_check" debido a

1. Seguimiento de ingresos – garantiza que sepamos exactamente qué se ha cobrado.

2. Pagos al equipo – evita retrasos o discrepancias en los cálculos de comisiones.

3. Resolución de problemas – nos proporciona todos los detalles de respaldo necesarios para resolver rápidamente cualquier inconveniente relacionado con pagos.

Y por eso contamos con un sistema de validación que verifica que todo esté correctamente completado: la columna llamada “NOT_Filled”.

En este punto, quizás te estés preguntando:

¿Cómo funcionan conjuntamente Accounting_Check y NOT_Filled? Vamos a responder claramente a esta pregunta para no dejar lugar a dudas...

Existe una correlación clara entre ambos y funciona así:

• Selecciona “Yes” en Accounting_Check una vez que el pago esté confirmado. → La columna NOT_Filled mostrará automáticamente “Good”.

  
• Deja Accounting_Check en blanco si el pago aún está pendiente de verificación. → NOT_Filled mostrará “Error”, marcando la fila para seguimiento o indicando que el pago no ha llegado y que hay que resolverlo con el lead.

  
• Además, ten en cuenta que, si el pago se origina en una llamada de ventas, verificaremos si existe el ID, lo que nos permitirá asociarlo con la llamada real. Si no se encuentra el Call ID, la columna NOT_Filled mostrará “Error”. Solo después de actualizarlo con el ID correcto de la llamada de ventas mostrará “Good”.

Con esto en mente, ahora sabes cómo utilizar la hoja “Payments” y validar todos los pagos registrados. ¡Gracias por leer!