Prospecting

The Prospecting Input Table serves as the central log for all key performance indicators (KPIs) generated during the prospecting process. Here we record each outreach action—whether by setters, cold callers, or any other prospecting channel—to measure what works, what doesn’t, and calculate clear ratios.

Tracking these metrics in one place provides us with end-to-end visibility into our funnel, enabling us to refine scripts, select the most effective channels, and allocate time where it yields the highest return.

Below is a preview of how this page looks in:

If in doubt, remember that every term has a detailed definition and can be found in the Glossary of Variables.

Glossary of Variables

Also, remember that we have an extension (QuickTrack) that makes completing this table much easier—it takes just 3 minutes to learn, and you can do it here. It will help make your prospecting efforts more productive.

QuickTrack Extension

The columns highlighted (the ones in blue tone) in the picture are the ones meant to be modified by the user and must be correctly completed to ensure accurate and appropriate reporting of each projection. You don’t need to—and won’t be able to—modify the other columns, as they are there to help you track the status of each projection you’ve set as the projector.

The modifiable columns include: Name ('Clients'), Date 📅, Type, Source, Medium, Offer, Hours 🕒, Assigned Leads, Valid Leads, Attempts, Responses, Convos, Offers, Booked, Deposits, Closes, Net Revenue.

Accurate and consistent data entry in every column of the Prospecting Input Table is crucial because it enables us to evaluate each prospector’s performance against baseline benchmarks, pinpoint exactly where our outreach flow excels or stalls, and make data-driven decisions based on real numbers rather than estimates. When a field is left blank or filled incorrectly, clarity is lost, and the team misses the insight needed for timely and practical improvements.

The system has been designed to facilitate easy and accurate completion of all tasks. If any required field is left blank or if the entered information doesn’t make sense, the system will automatically detect the issue and flag it in the "NOT_filled" column. When the entry is complete and correct, this column will show “Good”. If something is missing or inconsistent, an “Error” message will be displayed, indicating that an item needs to be reviewed or corrected.

To help you fully understand how it works, let’s look at two examples—one correctly filled and one with errors.

Here is a visual example of how a row should be filled out correctly to ensure all data is processed without issues:
If any key data is missing or wrong, the system will turn the missing cells red like this:

The most common mistake in the Prospecting tab is missing data—any blank or incomplete fields will be flagged as an error.

As a bonus, let’s fill out a call completely from scratch. We’ll do it manually, but remember: QuickTrack can complete this process in under 10 seconds. Yes, it’s that effective! :)

QuickTrack Extension

Now you know how to use Prospecting—thanks for reading!

Las columnas resaltadas (las de tono azul) en la imagen son las que el usuario debe modificar y deben completarse correctamente para asegurar un reporte preciso y adecuado de cada proyección. No necesitas —y no podrás— modificar las demás columnas, ya que están ahí para ayudarte a rastrear el estado de cada proyección que hayas definido como proyector.

Las columnas modificables incluyen: Name ('Clients'), Date 📅, Type, Source, Medium, Offer, Hours 🕒, Assigned Leads, Valid Leads, Attempts, Responses, Convos, Offers, Booked, Deposits, Closes, Net Revenue.

El ingreso de datos precisa y coherente en cada columna de la Tabla de Entrada de Prospecting es fundamental, ya que nos permite evaluar el rendimiento de cada prospector frente a los puntos de referencia establecidos, identificar exactamente dónde nuestro flujo de prospección destaca o se estanca, y tomar decisiones fundamentadas en datos reales en lugar de estimaciones. Cuando un campo se deja en blanco o se completa de forma incorrecta, se pierde claridad y el equipo deja de obtener los conocimientos necesarios para realizar mejoras oportunas y prácticas.

El sistema ha sido diseñado para facilitar la realización de todas las tareas de manera sencilla y precisa. Si algún campo obligatorio queda en blanco o la información ingresada no tiene sentido, el sistema detectará automáticamente el problema y lo marcará en la columna “NOT_filled”. Cuando la entrada esté completa y correcta, esa columna mostrará “Good”. Si falta algo o hay inconsistencias, mostrará “Error”, indicando que es necesario revisar o corregir algún elemento.

Para que comprendas completamente su funcionamiento, veamos dos ejemplos: uno correctamente completado y otro con errores.

A continuación, tienes un ejemplo visual de cómo debe completarse una fila correctamente para garantizar que todos los datos se procesen sin inconvenientes:
Si falta algún dato clave o es incorrecto, el sistema resaltará las celdas faltantes en rojo, así:

El error más común en la pestaña de Prospecting es la falta de datos: cualquier campo en blanco o incompleto se marcará como error.

Como bonus, rellenemos una llamada completamente desde cero de forma manual, pero recuerda: QuickTrack puede completar este proceso en menos de 10 segundos. ¡Sí, es así de efectivo! :)

QuickTrack Extension

Ahora ya sabes como rellenar Prospecting, gracias por leer!

Prospecting Walkthrough

Understanding Prospecting

How it works